Aumenta tu eficiencia, mejora tu productividad

La eficiencia en la gestión del tiempo constituye para mi una preocupación constante, ya que el uso que hacemos de este recurso es fundamental para determinar el nivel de productividad.

Para mejorar este aspecto he incluido progresivamente algunos instrumentos en mis rutinas de trabajo que, finalmente, están dado sus frutos en forma de mayor control sobre mi actividad. Se trata de técnicas basadas en conceptos sencillos cuya principal dificultad se encuentra en la disciplina que requiere su aplicación.

Uno de los condicionantes que tengo en cuenta a la hora de aplicar un nuevo método es que no requiera la utilización de herramientas adicionales. Me parece importante que mi flujo de trabajo diario implique el menor número de herramientas posible. Desde mi punto de vista, la simplificación facilita el uso disciplinado.

Con estos criterios y objetivos decidí aplicar inicialmente la Técnica Pomodoro. Considero que es interesante por la relación entre la sencillez del método, la práctica ausencia de necesidad de herramientas y los buenos resultados que he observado, como por ejemplo el incremento de concentración que logro durante los pomodoros y el control sobre el uso del tiempo evitando la dispersión y obteniendo un dimensionamiento real del coste de cada tarea.

De manera complementaria, me he interesado por la metodología GTD, de David Allen, sobre la que he aprendido a través de Óptima Infinito. Aunque mi aplicación de la técnica no es estricta, los principios que la definen (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer) me ayudan a gestionar mi backlog y me facilitan la elaboración de la lista “To Do Today” que utilizo para organizar los pomodoros.

Por último, he conseguido mejorar la gestión del correo electrónico aplicando el concepto Inbox Zero, desarrollado por Merlin Mann. Para ello he fijado una periodicidad para el tratamiento del correo. En mi caso lo hago una vez cada hora. Cuando proceso el Inbox, archivo los correos que no requieren acción, contesto los que puedo responder en dos minutos y clasifico el resto de mensajes que requieren acción en dos niveles de prioridad. De esta forma logro mantener vacía la bandeja de entrada, pero también consigo algo más importante: liberar mi mente de una masa de correos no controlados y evitar la consulta continua del correo.

Sin duda no hago una aplicación purista de todas estas técnicas. En su lugar, he construido un ecosistema personalizado y adaptado a mis necesidades y a mi contexto, caracterizado por un alto grado de dinamismo y variabilidad de tareas y prioridades. El resultado conjunto se traduce por una mayor focalización y control del tiempo.

Si conoces otros métodos interesantes para mejorar la productividad, no dudes en compartirlos a través de un comentario.

Lanzando una startup: una experiencia apasionante

Ha finalizado el programa de aceleración en el que estaba participando con nuestra startup tripboxes (webFacebook, Twitter).

La formación y tutorización recibida en estos tres meses se traduce en un importante aprendizaje pero, sin duda, las jornadas de mentorización han sido determinantes para completar un periodo de rodaje de valor incalculable.

Gracias al trabajo de Altavista Ventures el programa ha contado con la participación de emprendedores de éxito que ya han pasado por el camino que nosotros estamos empezando ahora. Ellos son Ángel González (Coworking Nomad, entreemprendedores.com), Tanausú Cerdeña y Yurena García-Hevia (Geosophic), Luis Rivera (Tetuan Valley, Startupbootcamp, Startupspain), Rafael Mesa (Ecommunicae Consultores), Juan Perpiñán (Quavitam Consulting), Sergio Montoro (KnowGate, La Pastilla Roja), Ángel Quesada (Kubide), Luis Paris (Parclick) y Clemente Acosta (muchaoferta.com).

Cada uno de ellos nos ofreció su punto de vista acerca del proceso de arranque de una startup logrando condensar, de manera eficaz, la esencia de sus trayectorias y experiencias, tanto en las charlas como en las reuniones que mantuvieron con cada equipo de trabajo.

Todos los mentores coincidían en tres reflexiones que, personalmente, me resultan muy motivadoras:

  • La idea no vale nada, lo importante es la ejecución. Olvídate de proteger tu idea para evitar que te la roben: cuéntala para obtener otros puntos de vista que te permitan validarla y enriquecerla.
  • Pierde el miedo al fracaso. Entiéndelo como el aprendizaje que forma parte del intento de alcanzar el éxito. 
  • La clave es trabajo y esfuerzo. Innova, crea valor y persevera. Y por supuesto, olvídate de la cultura del “pelotazo”.

Uno de los grandes valores que me queda de mi paso por esta experiencia es haber asimilado y puesto en práctica estas ideas que, a partir de ahora, conforman una nueva perspectiva en mi manera de ver el proceso del emprendimiento.

Hemos dejado atrás el lanzamiento de nuestra primera landing page (recuerda que un MVP debe darte vergüenza, puesto que en otro caso significa que le habrás dedicado demasiado tiempo), el análisis de los duros resultados que devolvían las campañas de Adwords, las verdades incómodas con las que los mentores tambalearon las bases de tripboxes, la incertidumbre de no saber por donde seguir abriendo nuevos caminos (pivotar, pivotar, pivotar), etc.

Ahora, con algunas lecciones aprendidas y sabiendo que nos quedan muchas más por aprender, seguiremos trabajando con ilusión y ganas para lograr que tripboxes sea el buscador de viajes que necesitan los turistas.

Primera semana en el programa de aceleración de startups

En una entrada de septiembre titulada De las ideas a la acción hablaba sobre un programa de aceleración de startups que estaba seleccionando ideas de negocio innovadoras, escalables y potencialmente rentables. Como decía en aquellos días, habíamos presentado un proyecto y habíamos superado la primera fase de la selección. Finalmente, nuestra idea de negocio fue elegida para participar, junto a otros seis equipos, en el programa de acelaración de startups #OlympoBoxes, y acabamos de completar nuestra primera semana en el programa. Han sido unos días intensos y tremendamente interesantes que nos empujan con fuerza a seguir trabajando con mas ganas.

La formación que ya hemos recibido sobre Lean Startup y Modelización de Negocios ha sentado las bases para las próximas semanas, de manera que disponemos de una hoja de ruta clara y clave para los próximos 70 días. Aunque no es previsible que vaya a tener tiempo próximamente para hacerlo, mas adelante me gustaría dedicar algunos post a comentar con detalle las cuestiones mas interesantes que vayamos asimilando durante este proceso.

Estos días pasados hemos centrado los esfuerzos en concretar la idea de negocio y describirla a través de un pitch, pero sobre todo hemos avanzado en la construcción del lienzo que define nuestro modelo de negocio. En esta fase nos ha quedado claro que cuando te sientas a escribir tus ideas, todo toma mas complejidad de lo que aparentaba inicialmente.

En este punto, una vez completado el business model canvas, iniciaremos una iteración para empezar a obtener conocimiento validado.

La próxima compartiré mis impresiones sobre los resultados obtenidos en este primer ciclo.

¿Cuánto cuesta una reunión?

Antes de convocar una reunión de trabajo en un proyecto, ¿te has parado a pensar el coste que va a suponer? ¿has puesto ese coste frente al valor potencial que esperas que se genere?

Para simplificar el cálculo vamos a considerar únicamente tres factores: el número de participantes, el coste por hora del perfil de cada participante y las horas de duración de la reunión. Evidentemente, con una suma del coste total de cada participante tenemos el coste total de la reunión.

Si eres el responsable de convocar y gestionar una reunión de proyecto, y al hacer esta operación el resultado te sorprende (negativamente), te propongo, sin pretender ser exhaustivo, una primera optimización para cada una de las variables.

Antes de la reunión puedes reducir el coste por número y perfil de participantes. También puedes empezar a preparar el control de la duración.

Es fundamental delimitar los perfiles imprescindibles en la reunión, de manera que puedas minimizar el número de asistentes. No convoques participantes adicionales “para que estén informados” o “por si pueden aportar algo”. Estas necesidades se cubrirán con otros medios, como por ejemplo distribuyendo el acta a todo el que deba estar informado. Además, esto va a redundar en una reunión mas operativa y concisa, lo que a su vez supondrá una menor duración.

También es importante convocar la reunión con suficiente antelación y distribuir la documentación a tratar. De esta manera, todos los implicados podrán llevar los asuntos preparados, incluyendo los comentarios de aquéllos que pueden aportar algo, aunque no están convocados.

La organización de la convocatoria es un buen momento para limitar el tiempo que se dedicará a cada punto. Así, los asistentes sabrán con antelación que deberán sintentizar.

Durante la reunión, sin descuidar el objetivo por el cual ésta se está manteniendo, tienes que hacer efectivo el control de la duración.

Como conductor de la reunión, deberás encargarte de hacer cumplir, con cierta flexibilidad, la duración prevista para cada punto. Redirige las intervenciones que se salen de los puntos de interés e invita a concretar los comentarios.

Si un asunto concreto excede el tiempo previsto y no parece que se vaya a cerrar en un tiempo adicional prudencial, será necesario tratarlo por separado. De esta forma, no estaremos “secuestrando” a los participantes que no estén directamente afectados por los pormenores de esa cuestión. También puedas plantear que un participante asista únicamente a los puntos en los que vaya a realizar aportaciones.

Para que las reuniones no se conviertan en charlas o intercambio de opiniones, debe estar claramente identificado quién toma las decisiones, de manera que pueda zanjar las discusiones interminables.

Aprovecha la conclusión de cada punto para fijar los acuerdos alcanzados.

Después de la reunión puedes evitar que ésta tenga que repetirse o, en su caso, dejar los acuerdos claros para las siguientes sesiones si así estuviera previsto.  

Tanto los asistentes como otros implicados que se hayan identificado durante la reunión deberán estar informados de las conclusiones, acuerdos y responsabilidades asignadas. Si no es así, se estará perdiendo una parte importante del esfuerzo invertido.

Sin duda, esta es una aproximación somera a un tema muy amplio, pero resume los principales medios que empleo para racionalizar la completa agenda diaria de reuniones en la que, lógicamente, no pueden faltar herramientas de videoconferencia.

Como siempre, cualquier comentario es bienvenido, así que te invito a que compartas las soluciones que aplicas en tus reuniones.

De las ideas a la acción

Resulta esperanzador ver como van surgiendo en nuestro entorno nuevas apuestas por mejorar la competitividad de la economía canaria, principalmente cuando estas iniciativas vienen dinamizadas por sector privado.

A las diferentes líneas públicas de fomento del emprendimiento se suma Altavista Ventures, que ha lanzado un programa para transformar buenas ideas de negocio y buenos equipos en modelos de negocio sólidos, escalables, rentables e innovadores, actuando como conector entre la capacidad emprendedora y la captación del capital que permita el desarrollo y consolidación del negocio.

La potencia adicional que ofrece este programa de aceleración frente a otros itinerarios mas clásicos de emprendimiento viene determinada por el acompañamiento especializado e intensivo que incluye en sus actividades.

Visto este escenario tan favorable, me animé a presentar un proyecto junto a un amigo. Después de saber que la concurrencia de proyectos fue masiva, hasta el momento estamos satisfechos por haber superado el primer corte. Independientemente del resultado del proceso de selección que conoceremos en los próximos días, me quedo con la sensación positiva de haber sacado las ideas de las gavetas y pasar a la acción.

También me quedo con dos lecturas pendientes: The Lean Startup (Eric Ries) y The Four Steps to the Epiphany (Steve Blank).

Las opciones son cambio o… ¡cambio!

La adaptación continua a los nuevos escenarios y la evolución en busca de métodos de trabajo mas eficientes son elementos que conforman la base de cualquier proyecto en cualquier ámbito profesional.

En este marco es imprescindible tratar la modernización de los sistemas que soportan el núcleo de negocio de las organizaciones. En este punto confluyen varios factores que entran en conflicto. Por una parte, el rápido avance tecnológico impone un ritmo muy acelerado a los posibles procesos de modernización, mientras que por otro lado encontramos la necesidad de garantizar la estabilidad y evolución de negocio de los sistemas corporativos. La pieza común en este puzzle toma forma en los fuertes ajustes que afectan a la situación presupuestaria de cualquier organización. Es decir, es necesario ir a sistemas nuevos o renovados manteniendo paralelamente los actuales y, todo esto, con menos recursos. La ecuación es complicada.

La primera de las variables está identificada con el mantenimiento de los sistemas de soporte al negocio. Por experiencia conocemos las espirales de pérdida de competitividad y eficiencia que se generan en este tipo de proyectos: necesidades cambiantes que llevan a crecimientos de aplicaciones muy alejados de la idea inicial; plataformas tecnológicas complejas o no alineadas con las necesidades actuales; dificultades de integración entre tecnologías que conviven; etc.

Otra variable está constituida por el proceso de modernización, cuyos resultados romperán algunos de los ciclos de esa espiral, normalmente a través de la simplificación y el abaratamiento del mantenimiento de los sistemas. Es evidente que la modernización no responde a una acción puntual, de ahí que nos refiramos a ella como proceso de transformación que implica cambio tecnológico y, por supuesto, organizativo. Desde este punto de vista, la modernización debe gestionarse considerando metas, hitos, requerimientos, métricas, difusión, etc.

El último participante de esta ecuación es la creciente restricción económica, que nos empuja con urgencia al cambio tanto en los métodos, que deben ser mas sencillos, ágiles y eficaces, como en la orientación del esfuerzo, que debe dirigirse al núcleo fundamental del negocio.

Leyendo esta secuencia desde abajo hacia arriba podríamos interpretar que los cambios que está forzando la restricción en los recursos repercutirán en una gestión mas eficaz de los procesos de modernización, mientras que éstos a su vez traerán aparejada la ruptura de la espiral de costes crecientes típicamente asociados al mantenimiento de sistemas heredados.

Con este enfoque volvemos a abundar en el posicionamiento del cambio como necesidad y eje común a los componentes que conforman cualquier proyecto. En este caso no solo nos referimos a proyectos tecnológicos, sino en general a cualquier proyecto profesional, incluido el que implica tu propia carrera. Aprovechando este último apunte recomiendo la lectura de este artículo sobre el nuevo panorama profesional.

Medir en euros

La fuerte corriente que impone el día a día lleva a muchos proyectos a destinos totalmente alejados del objetivo inicial.

Como contrapartida, si contamos con una metodología robusta, que no pesada, tendremos mucho mayor control sobre el rumbo a seguir.

Por supuesto, esa metodología debe prever la necesidad de medir la desviación que sufre el proyecto en cada momento respecto a la ruta trazada, así como medir cuanto nos aleja esa desviación de la meta establecida.

Aunque podemos definir un perfecto conjunto de indicadores que funcionen como una brújula de precisión para el gestor del proyecto, éstos se quedarán incompletos si no los dotamos de una traducción a coste económico. Es decir, si las mediciones tomadas están avisando de que hay una desviación, resulta fundamental poder medir el coste de retomar la ruta prevista frente al coste de alcanzar un resultado diferente al establecido inicialmente.

Resulta evidente, y mas aún en las circunstancias actuales, que es imprescindible optimizar costes, de manera que cualquier proceso de toma de decisiones requiere de un sistema que permita medir en euros.